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通知公告

关于做好2017年度档案归档工作的通知

来源: 发布时间:2018/4/24 9:47:40 浏览人数:

全校各单位:

根据《高等学校档案工作规范》的要求,为做好2017年度档案归档整理工作,确保档案及时、完整、规范地归档,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

各部门在2017年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料,包括文书、会计、基建、人事、照片、声像、电子、实物等门类档案。

二、归档时间

按年度归档的各类文书档案及各类电子文件在5月10日以前归档;基建项目档案在验收后两个月内归档;照片档案、声像档案、实物档案实行时时归档。

三、归档要求

1、各部门指定一名人员为兼职档案员做好本部门档案归档工作,以防漏归,确保文件材料归档的规范、完整、齐全。

2、归档文件材料必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰,干净整洁,无圈画修改;确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章,一律一式一份,请勿在档案原件上作任何标记。

3、在归档纸质档案材料的同时,应将电子版档案材料一并归档。

4、有关声像档案归档的要求。

载体类型:照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘。

归档材料的整理:检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套,音响、画面是否清楚,对有局部划伤、断裂者,应及时翻录、修补、粘结,生霉、发潮的,要及时冲淡、风干。

根据声像档案的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅,进行系统整理,组成保管单位。

照片及底片要有文字说明(包括时间、地点、人物、事由,拍摄者),其他载体形式也要有相应的文字材料,(包括时间、内容简介、长度、制作单位和人员等)。

5、各部门在向档案室移交档案时,须填写移交清单。

在归档过程中如有疑问,请及时与校综合档案室联系。

联系人:邱晓青

联系电话:83517119、26350011

澳门葡京校长办公室

2018年4月24日


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